Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable

ZETTO TECH SAS, identificada con NIT 902105807-0, con domicilio en Villavicencio, Meta, Colombia, actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales respecto de los cuales determine las finalidades y medios del tratamiento.

Dirección: CRA 43C #18-108, Barrio Buque, Villavicencio, Meta, Colombia.

Teléfono: +57 311 869 4644.

Correo electrónico: contacto@zettocol.com

2. Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que los modifiquen, complementen, sustituyan o reglamenten en materia de protección de datos personales.

3. Ámbito de aplicación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por ZETTO TECH SAS en desarrollo de sus actividades empresariales y a las bases de datos o archivos respecto de los cuales tenga la calidad de Responsable del Tratamiento.

Cuando ZETTO TECH SAS procese datos personales por cuenta de un cliente u otro Responsable, podrá actuar como Encargado del Tratamiento y se sujetará a las instrucciones legítimas del Responsable, a los acuerdos aplicables y a la normativa vigente.

4. Definiciones

Para efectos de esta política se tendrán en cuenta las definiciones establecidas por la legislación colombiana sobre protección de datos personales, entre ellas:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. Principios aplicables

ZETTO TECH SAS orientará el tratamiento de datos personales por los principios establecidos en la legislación colombiana, incluyendo legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

6. Datos que pueden ser tratados

Dependiendo de la relación existente con el Titular, ZETTO TECH SAS podrá tratar, entre otros, datos de identificación, contacto, información profesional o empresarial, información suministrada mediante formularios o comunicaciones y datos necesarios para la prestación de sus servicios.

También podrán tratarse datos técnicos o registros generados durante la utilización de plataformas y servicios tecnológicos, cuando sean necesarios para su funcionamiento, seguridad, soporte o cumplimiento de las finalidades autorizadas.

7. Finalidades del tratamiento

Los datos personales podrán ser tratados para:

• Atender solicitudes, consultas y comunicaciones.
• Gestionar clientes, prospectos y relaciones comerciales.
• Preparar y gestionar propuestas comerciales.
• Ejecutar y administrar relaciones contractuales.
• Prestar soporte y atención relacionados con los servicios.
• Diseñar, implementar y operar soluciones de software, automatización, inteligencia artificial e integraciones.
• Gestionar servicios tecnológicos e infraestructura necesaria para la prestación de los servicios contratados.
• Gestionar comunicaciones relacionadas con relaciones comerciales o contractuales.
• Proteger la seguridad, disponibilidad e integridad de sistemas, aplicaciones e infraestructura tecnológica.
• Prevenir y gestionar incidentes de seguridad, fraude o uso no autorizado de los servicios.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias y contractuales.
• Atender requerimientos de autoridades competentes cuando legalmente corresponda.

8. Tratamiento automatizado y servicios tecnológicos

Debido a la naturaleza de las actividades de ZETTO TECH SAS, determinados tratamientos podrán realizarse mediante sistemas automatizados, software, servicios en la nube, integraciones, interfaces de programación de aplicaciones (API), herramientas de automatización y tecnologías de inteligencia artificial.

Estos mecanismos serán utilizados de acuerdo con las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales aplicables y las medidas de seguridad razonablemente correspondientes a la naturaleza de la información.

9. Autorización del Titular

Cuando la legislación lo requiera, ZETTO TECH SAS solicitará al Titular autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos o mediante cualquier mecanismo que permita concluir de manera razonable que el Titular otorgó su consentimiento.

ZETTO TECH SAS conservará prueba de las autorizaciones cuando exista obligación de obtenerlas.

10. Datos sensibles

El suministro de datos personales sensibles será facultativo, salvo cuando su tratamiento se encuentre autorizado o exigido por la legislación aplicable.

Cuando sea necesario tratar esta categoría de información, se informará al Titular sobre el carácter sensible de los datos y las finalidades correspondientes.

11. Datos de niños, niñas y adolescentes

ZETTO TECH SAS no busca recolectar de manera general datos personales de niños, niñas o adolescentes.

Cuando excepcionalmente sea necesario realizar dicho tratamiento, se aplicarán las condiciones especiales establecidas por la legislación colombiana, respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

12. Derechos de los Titulares

Los Titulares podrán ejercer los derechos reconocidos por la legislación aplicable, incluyendo:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
• Presentar ante la autoridad competente quejas por posibles infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotados los procedimientos correspondientes.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando resulte legalmente procedente.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento en los términos establecidos por la ley.

13. Área responsable de peticiones, consultas y reclamos

La administración de ZETTO TECH SAS será responsable de recibir y gestionar las peticiones, consultas y reclamos relacionados con protección de datos personales, sin perjuicio de que internamente pueda asignarse su atención a personal autorizado.

Las solicitudes podrán enviarse al correo electrónico: contacto@zettocol.com

También podrán remitirse a la dirección CRA 43C #18-108, Barrio Buque, Villavicencio, Meta, Colombia.

14. Procedimiento para consultas

El Titular, sus causahabientes o las personas legitimadas podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos administradas por ZETTO TECH SAS.

La consulta deberá permitir identificar al solicitante y señalar la información sobre la cual se realiza la petición.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Procedimiento para reclamos

El Titular o sus causahabientes podrán presentar un reclamo cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el tratamiento de datos personales.

El reclamo deberá contener la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer cuando correspondan.

Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las faltas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de la situación al interesado, cuando resulte aplicable.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique "reclamo en trámite" y el motivo correspondiente, dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles, manteniéndose hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. Supresión y revocatoria

Los Titulares podrán solicitar la supresión de sus datos personales o la revocatoria de la autorización cuando resulte legalmente procedente.

La supresión o revocatoria podrá no proceder cuando exista un deber legal o contractual que requiera conservar la información o cuando resulte aplicable otra excepción establecida por la ley.

17. Encargados y proveedores tecnológicos

ZETTO TECH SAS podrá utilizar proveedores y Encargados del Tratamiento para prestar servicios de infraestructura, almacenamiento, comunicaciones, correo electrónico, software, automatización, inteligencia artificial, integraciones, seguridad, soporte y otros servicios tecnológicos necesarios para su operación.

Cuando dichos terceros actúen como Encargados del Tratamiento, deberán tratar la información de acuerdo con las instrucciones correspondientes y las obligaciones legales y contractuales aplicables.

18. Transmisión y transferencia de datos

Debido a la utilización de servicios tecnológicos y de infraestructura, determinados datos podrán ser procesados o almacenados mediante proveedores ubicados en Colombia o en otros países.

ZETTO TECH SAS adoptará las medidas correspondientes para que las transmisiones o transferencias de datos personales se realicen conforme a la legislación colombiana aplicable.

19. Seguridad y confidencialidad

ZETTO TECH SAS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables destinadas a proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la confidencialidad de la información de acuerdo con sus obligaciones legales y contractuales.

20. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos estarán vigentes durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades autorizadas, las obligaciones contractuales y las obligaciones legales correspondientes.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, podrán ser eliminados, anonimizados o sometidos al tratamiento que legalmente corresponda.

21. Modificaciones a la política

ZETTO TECH SAS podrá modificar esta política como consecuencia de cambios legales, regulatorios, tecnológicos u operativos.

Los cambios sustanciales serán comunicados a los Titulares cuando corresponda de acuerdo con la legislación aplicable.

22. Vigencia

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 17 de septiembre de 2026.